ISO 9001:2026 już obowiązuje. DNV wyjaśnia najważniejsze zmiany i terminy przejścia na nową normę

16 września 2026 r. Międzynarodowa Organizacja Normalizacyjna opublikowała ISO 9001:2026 – szóste wydanie najpopularniejszej na świecie normy dotyczącej systemów zarządzania jakością. Nowa wersja zastępuje ISO 9001:2015, zachowując podstawowe zasady podejścia procesowego i ciągłego doskonalenia, ale wyraźniej akcentując odpowiedzialność kierownictwa, kulturę jakości, etyczne postępowanie oraz zarządzanie ryzykami i szansami. DNV wskazuje, że organizacje posiadające certyfikat nie muszą budować systemu zarządzania od początku, powinny jednak przeanalizować zmienione wymagania i przygotować się do audytu przejściowego. Na zakończenie procesu przewidziano trzy lata – ostateczny termin dostosowania certyfikacji upływa 30 września 2029 r.

ISO 9001:2026 – pierwsza pełna rewizja normy od jedenastu lat

Publikacja ISO 9001:2026 kończy kolejny etap rozwoju międzynarodowego standardu, który od niemal czterech dekad stanowi podstawę systemowego zarządzania jakością w przedsiębiorstwach, instytucjach i organizacjach różnej wielkości.

Nowe wydanie zostało opublikowane 16 września 2026 r., zastępując wersję z 2015 roku wraz z późniejszą poprawką dotyczącą zmian klimatu. Jest to szósta edycja normy i pierwsza pełna rewizja od jedenastu lat.

W komunikacie poświęconym aktualizacji DNV zwraca uwagę, że nowa wersja zachowuje zasadniczą konstrukcję systemu zarządzania jakością. Nie wprowadza więc całkowicie odmiennego modelu funkcjonowania organizacji, lecz rozwija wymagania w obszarach, których znaczenie wzrosło wraz ze zmianami otoczenia biznesowego.

Przedsiębiorstwa funkcjonują dziś w środowisku, w którym rosną zależności pomiędzy dostawcami, procesy coraz częściej wykorzystują technologie cyfrowe, a decyzje operacyjne podejmowane są na podstawie danych pochodzących z wielu różnych systemów.

Jednocześnie klienci oczekują nie tylko powtarzalnej jakości produktów i usług, ale również większej przejrzystości działania, przewidywalności dostaw, odpowiedzialności i zdolności organizacji do reagowania na zmiany.

Właśnie w tym kontekście należy rozumieć najnowszą rewizję ISO 9001. Jej celem nie jest mnożenie procedur, lecz doprecyzowanie zasad, dzięki którym system zarządzania jakością może pozostawać skutecznym narzędziem zarządzania przedsiębiorstwem.

Istotne jest również zachowanie zharmonizowanej struktury norm systemów zarządzania. Ułatwia to organizacjom posiadającym zintegrowane systemy utrzymywanie wspólnych procesów, takich jak zarządzanie ryzykiem, audyty wewnętrzne, przeglądy zarządzania czy działania doskonalące.

Przywództwo i kultura jakości – odpowiedzialność, której nie można delegować

Jedną z najbardziej charakterystycznych zmian w ISO 9001:2026 jest wyraźniejsze powiązanie skuteczności systemu zarządzania jakością z zachowaniem najwyższego kierownictwa oraz kulturą organizacyjną.

Już poprzednie wydanie normy wymagało od kierownictwa zaangażowania w funkcjonowanie systemu, zapewnienia odpowiednich zasobów i promowania podejścia procesowego. Nowa wersja dodatkowo akcentuje znaczenie kultury jakości oraz etycznego postępowania.

Nie chodzi jednak o obowiązek stworzenia osobnej, rozbudowanej dokumentacji poświęconej etyce. Znacznie ważniejsze jest to, czy przyjęte zasady znajdują odzwierciedlenie w rzeczywistym sposobie funkcjonowania organizacji.

Firma może posiadać prawidłowo zatwierdzoną politykę jakości, regularnie prowadzić przeglądy zarządzania i przedstawiać korzystne wskaźniki, a jednocześnie tolerować zachowania prowadzące do ukrywania niezgodności, manipulowania wynikami lub przerzucania odpowiedzialności pomiędzy działami.

W takim przypadku problem nie ogranicza się do dokumentacji systemowej. Dotyczy rzeczywistej kultury zarządzania.

Z perspektywy ISO 9001:2026 warto więc przyjrzeć się temu, czy pracownicy mogą zgłaszać problemy bez obawy przed nieuzasadnionymi konsekwencjami, czy kierownictwo reaguje na informacje o ryzyku oraz czy decyzje biznesowe nie podważają deklarowanych zasad jakości.

Nowa norma mocniej wiąże również świadomość pracowników z kulturą jakości i etycznym zachowaniem. Oznacza to, że podczas analizy zgodności warto ocenić nie tylko znajomość polityki i celów jakościowych, ale także rozumienie odpowiedzialności wynikającej z wykonywanej pracy.

Najważniejsza zmiana perspektywy polega na tym, że jakość nie powinna być traktowana jako zadanie wyłącznie pełnomocnika lub działu jakości. Jest rezultatem decyzji podejmowanych przez kierownictwo i pracowników w całej organizacji.

Ryzyka i szanse – nowe uporządkowanie wymagań w punkcie 6.1

Podejście oparte na ryzyku pozostaje jednym z fundamentów ISO 9001. Rewizja z 2026 r. nie wprowadza tego zagadnienia od początku, ale porządkuje sposób jego przedstawienia i wyraźniej rozdziela ryzyka od szans.

W ISO 9001:2015 oba zagadnienia były omawiane łącznie w punkcie 6.1. Najnowsze wydanie rozwija jego strukturę, wprowadzając podpunkty 6.1.1–6.1.3 i umożliwiając bardziej przejrzyste rozróżnienie działań służących ograniczaniu zagrożeń oraz wykorzystywaniu korzystnych możliwości.

To rozróżnienie ma znaczenie praktyczne. Ryzykiem może być na przykład utrata kluczowego dostawcy, nieprawidłowe działanie procesu technologicznego, wzrost liczby reklamacji albo niewystarczająca dostępność kompetentnych pracowników.

Szansą może być natomiast wdrożenie skuteczniejszej metody kontroli jakości, automatyzacja powtarzalnego procesu, wykorzystanie informacji od klientów do poprawy produktu albo rozwój nowych kompetencji pozwalających ograniczyć liczbę błędów.

W obu przypadkach organizacja powinna ustalić, jakie działania są uzasadnione, kto za nie odpowiada i w jaki sposób zostanie oceniona ich skuteczność.

Warto przy tym zaznaczyć, że nowe wydanie ISO 9001 nie oznacza automatycznego obowiązku tworzenia rozbudowanego rejestru ryzyk i szans dla każdego pojedynczego procesu. Forma ich identyfikowania, oceniania i dokumentowania powinna odpowiadać charakterowi organizacji oraz wymaganiom normy.

Podczas analizy luk warto natomiast sprawdzić, czy dotychczasowy sposób planowania nie sprowadza się wyłącznie do wyszukiwania zagrożeń, pomijając możliwości poprawy wyników i rozwoju organizacji.

DNV wskazuje, że nowe uporządkowanie wymagań może ułatwiać przedsiębiorstwom bardziej świadome wykorzystywanie informacji o ryzykach i szansach w procesie podejmowania decyzji.

Zarządzanie zmianą i doskonalenie – większa rola rzeczywistych rezultatów

Kolejnym istotnym obszarem aktualizacji jest zarządzanie zmianą. Punkt 6.3 dotyczący planowania zmian został wzmocniony, aby wyraźniej podkreślić potrzebę świadomego przygotowania działań mogących wpływać na system zarządzania jakością.

Współczesne przedsiębiorstwa regularnie zmieniają procesy, technologie, strukturę organizacyjną, dostawców, oprogramowanie i zakres świadczonych usług. Każda z takich zmian może oddziaływać na zdolność organizacji do spełniania wymagań klientów oraz osiągania zamierzonych wyników systemu.

Przykładowo wdrożenie nowego systemu ERP może usprawnić przepływ informacji, ale równocześnie stworzyć ryzyko błędnej migracji danych, zakłóceń w realizacji zamówień lub niewystarczającego przygotowania pracowników.

Zmiana dostawcy może poprawić warunki zakupowe, lecz wymagać dodatkowej kwalifikacji, kontroli jakości oraz monitorowania pierwszych dostaw.

Z kolei wprowadzenie nowej technologii produkcyjnej może zwiększyć wydajność, ale wymagać aktualizacji metod nadzoru nad procesem, instrukcji stanowiskowych i kompetencji personelu.

W każdym z tych przypadków znaczenie ma nie tylko samo zatwierdzenie zmiany, lecz również ocena jej potencjalnych konsekwencji i sprawdzenie rezultatów po wdrożeniu.

ISO 9001:2026 porządkuje także wymagania dotyczące ciągłego doskonalenia. Treści znajdujące się wcześniej między innymi w punktach 10.1 i 10.3 zostały w znacznym stopniu skonsolidowane w nowym punkcie 10.1.

Nie oznacza to rezygnacji z dotychczasowej filozofii doskonalenia. Nowe wydanie zachęca raczej do szerszego spojrzenia na źródła informacji, które mogą prowadzić do poprawy skuteczności systemu.

Obok wyników audytów, reklamacji i analizy niezgodności znaczenie mogą mieć również zmiany w otoczeniu organizacji, nowe technologie, dane o procesach oraz pojawiające się możliwości usprawnienia działalności.

W praktyce organizacja powinna umieć wykazać nie tylko to, że zbiera informacje o swoim funkcjonowaniu, ale również że wykorzystuje je do podejmowania decyzji i oceny efektów wdrożonych działań.

Technologie, dane i zmiany klimatu w nowym wydaniu ISO 9001

ISO 9001:2026 odzwierciedla również rosnący wpływ cyfryzacji i danych na funkcjonowanie systemów zarządzania jakością.

W wielu przedsiębiorstwach informacje o jakości powstają obecnie w rozbudowanych systemach informatycznych: od rozwiązań ERP i MES, przez oprogramowanie laboratoryjne i systemy obsługi reklamacji, aż po narzędzia analityczne wspierające monitorowanie procesów.

Ich wykorzystanie może poprawiać dostępność danych, szybkość identyfikowania problemów i skuteczność decyzji zarządczych. Jednocześnie zwiększa znaczenie prawidłowego nadzoru nad informacjami, ich spójnością oraz wiarygodnością.

Rozbudowany załącznik A nowego wydania normy zawiera dodatkowe wyjaśnienia dotyczące stosowania wymagań i odnosi się również do współczesnych uwarunkowań technologicznych.

Należy jednak odróżniać objaśnienia i przykłady od nowych obowiązków. ISO 9001:2026 nie wprowadza powszechnego nakazu stosowania sztucznej inteligencji, automatyzacji procesów czy określonych narzędzi cyfrowych.

Organizacja powinna dobierać rozwiązania odpowiednie do własnych potrzeb, skali działalności i zidentyfikowanych ryzyk.

Drugim istotnym zagadnieniem jest uwzględnienie zmian klimatu. Nowa norma włącza bezpośrednio postanowienia, które pojawiły się już w poprawce ISO 9001:2015/Amd 1:2024.

Oznacza to, że zmiana klimatu nie jest całkowicie nowym tematem wprowadzonym dopiero w 2026 r. Organizacje stosujące poprzednie wydanie normy wraz z poprawką z 2024 r. powinny już uwzględniać to zagadnienie przy analizie kontekstu, jeżeli ma znaczenie dla ich działalności.

W praktyce wpływ zmian klimatycznych na system zarządzania jakością może być związany między innymi z zakłóceniami dostaw, dostępnością surowców, warunkami przechowywania produktów, wymaganiami klientów lub odpornością infrastruktury.

Nie oznacza to jednak, że ISO 9001 staje się normą zarządzania środowiskowego albo że każda organizacja musi wprowadzić odrębne cele redukcji emisji w swoim systemie jakości. Kluczowa pozostaje ocena, czy dane zagadnienie jest istotne dla kontekstu i zamierzonych wyników systemu.

Co zmieniło się w strukturze normy i dokumentacji systemowej?

Jedną z ważnych cech ISO 9001:2026 jest zachowanie znanej struktury rozdziałów. Organizacje posiadające system zgodny z wydaniem z 2015 r. nie muszą więc przebudowywać całej jego architektury wyłącznie z powodu nowego numeru wydania.

Najnowsza norma pozostaje zgodna ze zharmonizowaną strukturą norm systemów zarządzania, co ułatwia utrzymywanie zintegrowanych systemów obejmujących na przykład ISO 9001, ISO 14001 i ISO/IEC 27001.

Wprowadzono natomiast zmiany dotyczące terminologii oraz dodatkowych objaśnień. W rozdziale 3 znalazły się wybrane terminy i definicje związane ze wspólną strukturą norm, podczas gdy ISO 9000 nadal pełni funkcję normatywnego odniesienia terminologicznego.

Znacznie rozbudowano również informacyjny załącznik A. Jego zadaniem jest ułatwienie interpretacji poszczególnych wymagań i ograniczenie rozbieżności w ich rozumieniu.

Ważne jest jednak, aby podczas aktualizacji systemu nie traktować każdego wyjaśnienia znajdującego się w załączniku jako odrębnego, obowiązkowego wymagania.

Podobna ostrożność powinna dotyczyć dokumentacji. Zmiana wydania normy nie oznacza automatycznie konieczności napisania nowych procedur, instrukcji i formularzy dla wszystkich procesów.

Jeżeli dotychczasowe rozwiązania spełniają nowe wymagania i pozostają skuteczne, mogą zostać zachowane. Aktualizacji powinny podlegać przede wszystkim te elementy systemu, w których analiza luk wykaże rzeczywiste rozbieżności.

Przedsiębiorstwo powinno więc unikać zarówno mechanicznego przepisywania dokumentacji, jak i założenia, że niewielki zakres zmian redakcyjnych oznacza brak konieczności jakichkolwiek działań.

Trzyletni okres przejściowy – najważniejsze terminy do 2029 roku

Publikacja ISO 9001:2026 rozpoczęła proces przechodzenia na nowe wydanie normy. Organizacje posiadające certyfikat ISO 9001:2015 mają czas na zakończenie tego procesu do 30 września 2029 r.

Trzyletni okres przejściowy pozwala odpowiednio zaplanować działania, jednak nie oznacza, że wszystkie organizacje powinny odkładać aktualizację systemu do ostatnich miesięcy jego obowiązywania.

Harmonogram przejścia obejmuje również terminy istotne dla jednostek akredytujących i certyfikujących.

• 16 września 2026 r. – publikacja ISO 9001:2026 i rozpoczęcie procesu przejścia na nowe wydanie.
• 31 marca 2027 r. – termin, do którego jednostki akredytujące powinny być gotowe do oceny według ISO 9001:2026.
• 30 września 2027 r. – planowany termin zakończenia odpowiednich decyzji przejściowych dotyczących akredytacji jednostek certyfikujących.
• 31 marca 2028 r. – od tej daty nowe i pierwsze akredytowane certyfikacje mogą być wydawane wyłącznie według ISO 9001:2026.
• 30 września 2029 r. – ostateczny termin zakończenia przejścia organizacji posiadających certyfikat ISO 9001:2015 na nowe wydanie normy.

Terminy te wynikają z opublikowanych wytycznych dotyczących przejścia na ISO 9001:2026 i powinny być uwzględniane podczas planowania audytów oraz współpracy z jednostką certyfikującą.

Co istotne, przedsiębiorstwo nie musi automatycznie rozpoczynać całego procesu certyfikacyjnego od początku. Audyt przejściowy może zostać połączony z planowanym audytem nadzoru lub ponownej certyfikacji, jeżeli pozwala na to harmonogram i uzgodnienia z jednostką certyfikującą.

Dla organizacji, których obecny cykl certyfikacyjny kończy się przed terminem przejścia, szczególnie ważne jest wcześniejsze ustalenie sposobu połączenia audytów i aktualizacji certyfikatu.

W praktyce warto uwzględnić również czas potrzebny na przeprowadzenie analizy luk, przeszkolenie personelu, wdrożenie zmian i ocenę ich skuteczności.

Odkładanie wszystkich działań na 2029 r. może prowadzić do kumulacji terminów audytowych i ograniczenia dostępności zasobów potrzebnych do zakończenia procesu.

Jak przygotować organizację do ISO 9001:2026? DNV wskazuje kierunek

DNV podkreśla, że przejście na ISO 9001:2026 powinno rozpocząć się od zrozumienia zmian oraz oceny sposobu, w jaki obecny system zarządzania odpowiada nowym wymaganiom.

W przypadku dojrzałych organizacji najważniejszym zadaniem nie będzie stworzenie nowej struktury zarządzania jakością, lecz identyfikacja elementów wymagających doprecyzowania, wzmocnienia lub aktualizacji.

Praktyczny plan przygotowań można oprzeć na kilku działaniach:

• Zapoznanie się z nowym wydaniem: osoby odpowiedzialne za system powinny przeanalizować aktualne wymagania, a nie opierać się wyłącznie na porównaniach przygotowanych na podstawie wcześniejszych projektów normy.
• Analiza luk: należy ustalić, które wymagania ISO 9001:2026 są już spełniane, a które wymagają dodatkowych działań organizacyjnych, procesowych lub dokumentacyjnych.
• Ocena przywództwa i kultury jakości: warto sprawdzić, w jaki sposób kierownictwo promuje odpowiedzialność, etyczne zachowanie i rzeczywiste zaangażowanie pracowników.
• Przegląd zarządzania ryzykami i szansami: organizacja powinna zweryfikować, czy potrafi odrębnie rozpoznawać zagrożenia i możliwości oraz odpowiednio wykorzystywać wyniki tej analizy.
• Aktualizacja zarządzania zmianą: konieczne może być doprecyzowanie zasad planowania, oceny i monitorowania zmian mających wpływ na system zarządzania jakością.
• Rozwój kompetencji: pracownicy, kierownicy procesów i audytorzy wewnętrzni powinni rozumieć nowe wymagania oraz sposób ich stosowania.
• Weryfikacja skuteczności: przed audytem przejściowym warto przeprowadzić odpowiednio zaplanowany audyt wewnętrzny i ocenić efekty wdrożonych działań.
• Uzgodnienie terminu certyfikacji: harmonogram należy skoordynować z jednostką certyfikującą, uwzględniając obowiązujące terminy przejścia.

DNV wspiera organizacje w przygotowaniu do nowej wersji normy poprzez działania informacyjne, webinaria, szkolenia oraz audyty przejściowe.

W ofercie szkoleniowej jednostki znajdują się między innymi programy poświęcone wymaganiom ISO 9001:2026, przygotowaniu audytorów wewnętrznych oraz zasadom przechodzenia na nowe wydanie standardu.

Rozwój kompetencji może mieć szczególne znaczenie dla osób, które od wielu lat pracują z ISO 9001:2015. Znajomość dotychczasowego systemu jest cenną podstawą, ale nie zastępuje analizy zmian w nowym wydaniu.

Organizacje planujące audyt przejściowy powinny zadbać o to, aby zmienione wymagania były nie tylko uwzględnione w dokumentacji, lecz również stosowane w praktyce i odpowiednio ocenione w procesach systemowych.

Nowe wydanie ISO 9001 stanowi okazję do ponownego spojrzenia na skuteczność zarządzania jakością. Dobrze zaplanowane przejście może pomóc uporządkować odpowiedzialności, poprawić zarządzanie zmianami, lepiej wykorzystywać dane i zwiększyć zaangażowanie kierownictwa oraz pracowników.

ISO 9001:2026 nie wymaga od przedsiębiorstw porzucenia sprawdzonych rozwiązań. Wymaga natomiast świadomego sprawdzenia, czy obecny system nadal odpowiada potrzebom organizacji i zmieniającym się oczekiwaniom otoczenia. Termin 30 września 2029 r. wyznacza formalną granicę przejścia na nowe wydanie, ale największą wartością aktualizacji może okazać się nie sam nowy certyfikat, lecz poprawa rzeczywistej skuteczności zarządzania jakością.

Więcej informacji o zmianach w normie oraz dostępnych szkoleniach znajduje się w oficjalnym komunikacie DNV dotyczącym publikacji ISO 9001:2026.