TÜV Austria Polska wspiera eksport do Arabii Saudyjskiej. Certyfikacja SFDA i Certificate of Conformity

TÜV Austria Polska rozszerza wsparcie dla krajowych przedsiębiorstw planujących eksport produktów na rynek Arabii Saudyjskiej. W ramach międzynarodowej struktury Grupy polscy producenci i eksporterzy mogą korzystać z pomocy w przygotowaniu i przeprowadzeniu procedur oceny zgodności wymaganych przez Saudi Food and Drug Authority (SFDA). Szczególne znaczenie ma uzyskanie Certificate of Conformity (CoC), czyli świadectwa zgodności potwierdzającego spełnienie odpowiednich wymagań dla określonych produktów lub przesyłek. Proces obejmuje nie tylko analizę dokumentacji, ale również ocenę składu i oznakowania, badania laboratoryjne, obsługę systemu FASEH oraz kontrolę towarów przed ich wprowadzeniem na rynek saudyjski.

TÜV Austria Polska wspiera przedsiębiorców w dostępie do rynku Arabii Saudyjskiej

Arabia Saudyjska pozostaje ważnym kierunkiem ekspansji dla przedsiębiorstw zainteresowanych rozwojem sprzedaży poza Unią Europejską. Wejście na ten rynek wymaga jednak uwzględnienia odrębnego systemu regulacyjnego, w którym istotną rolę odgrywają krajowe wymagania techniczne, procedury dopuszczania produktów oraz dokumenty potwierdzające zgodność.

W odpowiedzi na potrzeby polskich eksporterów TÜV Austria Polska poinformowało o możliwości korzystania ze wsparcia w procedurach związanych z certyfikacją SFDA. Usługi są realizowane we współpracy z międzynarodową siecią TÜV Austria, w tym z zespołem działającym w Arabii Saudyjskiej.

Oferta jest skierowana przede wszystkim do przedsiębiorstw przygotowujących eksport produktów objętych właściwymi programami oceny zgodności, w szczególności kosmetyków. TÜV Austria wskazuje również możliwość wsparcia producentów i eksporterów żywności oraz wyrobów tytoniowych, z uwzględnieniem wymagań właściwych dla poszczególnych kategorii produktów.

Znaczenie tego rodzaju usług wykracza poza samo uzyskanie dokumentu certyfikacyjnego. Eksporter musi prawidłowo określić wymagania dotyczące towaru, przygotować dokumentację, zapewnić zgodność oznakowania i składu, a także skoordynować działania z importerem odpowiedzialnym za formalności na rynku docelowym.

Nieprawidłowości ujawnione dopiero na etapie wysyłki mogą prowadzić do konieczności uzupełniania dokumentów, dodatkowej kontroli lub opóźnień w odprawie. Dlatego przygotowanie do eksportu powinno rozpoczynać się od analizy wymagań produktu, a nie dopiero od organizacji transportu.

Certyfikacja SFDA – jakie produkty podlegają ocenie zgodności?

Saudi Food and Drug Authority (SFDA) jest saudyjskim organem regulacyjnym odpowiedzialnym za nadzór nad określonymi grupami produktów, w tym żywnością, kosmetykami, wyrobami medycznymi i produktami farmaceutycznymi oraz innymi kategoriami znajdującymi się w zakresie jego kompetencji.

W przypadku wybranych towarów wprowadzanych na rynek Arabii Saudyjskiej wymagane jest przejście odpowiedniej procedury oceny zgodności, a dla określonych przesyłek – uzyskanie Certificate of Conformity (CoC).

Świadectwo zgodności stanowi potwierdzenie, że produkt lub przesyłka spełnia wymagania przewidziane w odpowiednim programie. Nie należy jednak traktować CoC jako uniwersalnego dokumentu zastępującego wszystkie pozwolenia, rejestracje, zgłoszenia lub inne formalności wymagane w Arabii Saudyjskiej.

Zakres obowiązków zależy od rodzaju produktu. Inne wymagania mogą dotyczyć kosmetyków, inne artykułów spożywczych, a jeszcze inne wyrobów podlegających szczególnym ograniczeniom regulacyjnym.

Dla eksporterów oznacza to konieczność ustalenia przed rozpoczęciem procedury:

• klasyfikacji produktu – do jakiej kategorii regulacyjnej należy dany wyrób,
• obowiązujących wymagań – jakie przepisy, normy i ograniczenia mają zastosowanie,
• wymaganej dokumentacji – jakie informacje i raporty powinny zostać przygotowane,
• zakresu badań – czy konieczne jest wykonanie analiz laboratoryjnych i na jakich zasadach,
• procedury certyfikacyjnej – czy dany towar lub przesyłka wymagają świadectwa zgodności,
• obowiązków importera – jakie działania musi wykonać podmiot wprowadzający towar na rynek saudyjski.

Właściwa kwalifikacja produktu na początku procesu pozwala uniknąć sytuacji, w której eksporter przygotowuje dokumentację nieodpowiadającą rzeczywistemu zakresowi wymagań.

Kosmetyki eksportowane do Arabii Saudyjskiej – znaczenie składu, oznakowania i GMP

W przypadku kosmetyków jednym z podstawowych elementów oceny zgodności jest weryfikacja informacji dotyczących produktu, jego składu, sposobu prezentacji i oznakowania.

Produkt dopuszczony do obrotu w Unii Europejskiej nie uzyskuje automatycznie prawa do sprzedaży na rynku Arabii Saudyjskiej. Konieczne jest uwzględnienie właściwych przepisów saudyjskich, w tym wymagań dotyczących składników dozwolonych, ograniczonych i zakazanych, a także informacji przekazywanych użytkownikom.

W dokumentacji regulacyjnej SFDA dotyczącej oceny zgodności kosmetyków wskazywane są między innymi wymagania SFDA.CO/GSO 1943 oraz SFDA.CO/GSO 2528, a także wytyczne odnoszące się do dobrej praktyki produkcji kosmetyków zgodnie z ISO 22716.

ISO 22716 określa wytyczne dotyczące Good Manufacturing Practices (GMP) dla przemysłu kosmetycznego. Obejmują one między innymi organizację produkcji, kontrolę procesów, warunki magazynowania, dokumentowanie działań oraz nadzór nad jakością.

Warto zaznaczyć, że ISO 22716 jest normą zawierającą wytyczne GMP, a nie normą systemu zarządzania analogiczną do ISO 9001. Jej znaczenie w programach oceny zgodności produktów kosmetycznych wynika z wymagań odnoszących się do prawidłowych warunków produkcji i kontroli jakości.

Ocena produktu może obejmować również analizę dokumentacji technicznej, w tym informacji o składnikach, przeznaczeniu, opakowaniu i oznakowaniu. Zakres wymaganych dokumentów powinien zostać ustalony na podstawie aktualnych wymagań SFDA oraz rodzaju eksportowanego kosmetyku.

Istotne jest także sprawdzenie zgodności rzeczywistego produktu z informacjami przedstawionymi w dokumentacji. Zmiana receptury, etykiety albo określonych właściwości wyrobu może wymagać ponownej oceny odpowiednich danych.

Dlatego weryfikacja zgodności nie powinna być traktowana jako formalność wykonywana dopiero po wyprodukowaniu i spakowaniu towarów. Im wcześniej zostaną przeanalizowane wymagania rynku docelowego, tym większa możliwość wyeliminowania potencjalnych problemów przed rozpoczęciem wysyłki.

Od dokumentacji produktu do badań laboratoryjnych

Proces opisany przez TÜV Austria Polska rozpoczyna się od analizy produktu, jego opakowania oraz składu. Na tym etapie oceniane są informacje niezbędne do ustalenia zgodności z odpowiednimi wymaganiami.

W dalszej kolejności produkty mogą zostać odpowiednio pogrupowane na potrzeby badań i oceny. Takie podejście pozwala ustalić zakres czynności w odniesieniu do określonej gamy wyrobów, z uwzględnieniem obowiązujących zasad pobierania próbek i oceny ryzyka.

Nie oznacza to jednak dowolności w wyborze produktów do badań. Sposób pobierania próbek oraz możliwość ich wykorzystania do oceny określonych grup wyrobów muszą odpowiadać wymaganiom właściwego programu.

Po pobraniu próbek przeprowadzane są badania laboratoryjne, których zakres zależy od kategorii produktu oraz wymagań dotyczących jego bezpieczeństwa i zgodności.

Wyniki badań są następnie analizowane wraz z dokumentacją produktu. Raport laboratoryjny stanowi element materiału wykorzystywanego w procesie oceny, lecz sam w sobie nie musi zastępować świadectwa zgodności wymaganego dla przesyłki.

To ważne rozróżnienie. W praktyce przedsiębiorstwa często posługują się różnymi dokumentami potwierdzającymi jakość i bezpieczeństwo produktów: raportami z badań, deklaracjami producenta, certyfikatami systemów zarządzania czy dokumentami dotyczącymi warunków produkcji.

Każdy z nich może pełnić inną funkcję. Dopiero właściwe powiązanie dokumentacji technicznej, wyników badań i wymaganej procedury oceny zgodności pozwala przygotować kompletny materiał do dalszego postępowania.

FASEH i GHAD – elektroniczna obsługa procedur w Arabii Saudyjskiej

Istotnym elementem procesu wprowadzania produktów na rynek saudyjski są systemy elektroniczne obsługiwane przez Saudi Food and Drug Authority.

W przypadku kosmetyków szczególne znaczenie mają system GHAD oraz platforma FASEH. Nie pełnią one jednak identycznych funkcji.

GHAD jest wykorzystywany w odpowiednich procedurach dotyczących produktów i wymaganych zgłoszeń lub rejestracji. Pozwala na realizowanie formalności związanych z produktami podlegającymi regulacjom SFDA.

FASEH stanowi natomiast elektroniczny system obsługujący określone procedury związane z importem i odprawą towarów. Umożliwia importerom składanie wniosków oraz współpracę z uprawnionymi podmiotami oceniającymi zgodność.

Zgodnie z informacjami SFDA, w przypadku kosmetyków proces może obejmować wcześniejsze wykonanie wymaganych formalności produktowych, a następnie złożenie zgłoszenia dotyczącego przesyłki w FASEH.

W komunikacie TÜV Austria Polska podkreślono, że wniosek certyfikacyjny składany jest z wykorzystaniem konta lokalnego importera.

Dla polskiego eksportera oznacza to konieczność odpowiedniego skoordynowania czynności z partnerem handlowym w Arabii Saudyjskiej. Nawet kompletna dokumentacja przygotowana przez producenta nie eliminuje bowiem formalności pozostających po stronie miejscowego importera.

Właśnie dlatego wsparcie międzynarodowej sieci jednostek oceniających zgodność może mieć praktyczne znaczenie dla przedsiębiorstw prowadzących eksport po raz pierwszy.

Istotne jest przy tym rozróżnienie pomiędzy pomocą w przygotowaniu procedury a formalnymi czynnościami wykonywanymi przez właściwie uprawnioną jednostkę oceniającą zgodność.

Kontrola przesyłki i wydanie Certificate of Conformity

Ostatnie etapy procedury dotyczą już konkretnej przesyłki przeznaczonej na rynek Arabii Saudyjskiej.

Po przeprowadzeniu wymaganej oceny produktu, dokumentacji i wyników badań może nastąpić kontrola przesyłki. Jej zadaniem jest potwierdzenie, że towary objęte wysyłką odpowiadają dokumentacji i spełniają właściwe warunki przewidziane dla ich importu.

W zależności od kategorii towaru oraz procedury kontrola może obejmować między innymi weryfikację identyfikacji produktów, oznakowania, ilości, stanu opakowań, sposobu zabezpieczenia transportu oraz zgodności dokumentów handlowych i transportowych.

W przypadku określonych produktów istotne mogą być także warunki transportu i przechowywania, jeżeli mają wpływ na bezpieczeństwo lub właściwości wyrobu.

Po pomyślnym zakończeniu wymaganych czynności właściwa uprawniona jednostka może wydać Certificate of Conformity.

Dokument ten stanowi element procedury umożliwiającej przeprowadzenie odpowiednich formalności importowych. Nie powinien być jednak utożsamiany z bezwarunkową gwarancją odprawy celnej lub zwolnieniem z pozostałych obowiązków wynikających z prawa saudyjskiego.

W materiałach międzynarodowej Grupy TÜV Austria wskazano, że usługi oceny zgodności dla rynku saudyjskiego realizowane są także przez TÜV Austria KSA. Zakres uprawnień i możliwość wydania dokumentów należy każdorazowo odnosić do konkretnego programu, produktu i właściwej jednostki.

Tak zorganizowany proces pozwala oddzielić czynności przygotowawcze realizowane we współpracy z eksporterem od formalnej oceny i wydania wymaganego świadectwa.

Dlaczego przygotowanie do certyfikacji warto rozpocząć przed pierwszą wysyłką?

Dla przedsiębiorstw rozpoczynających działalność eksportową jednym z największych wyzwań jest właściwe zaplanowanie kolejności działań.

Producent może dysponować gotowym wyrobem, kompletną dokumentacją opracowaną na potrzeby rynku europejskiego oraz wybranym odbiorcą w Arabii Saudyjskiej. Nie oznacza to jednak, że wszystkie wymagania rynku docelowego zostały już spełnione.

Problemy mogą ujawnić się na wielu etapach: podczas analizy składu, sprawdzania etykiety, przeglądu dokumentacji, pobierania próbek lub zgłaszania przesyłki.

Wczesna weryfikacja wymagań pozwala ustalić, jakie działania należy przeprowadzić, zanim przedsiębiorstwo poniesie koszty związane z przygotowaniem dużej partii towaru i organizacją transportu międzynarodowego.

W praktyce warto odpowiednio wcześnie uzgodnić:

• zakres produktów: które wyroby mają zostać wprowadzone na rynek saudyjski i czy należą do tej samej kategorii regulacyjnej,
• przygotowanie dokumentacji: jakie informacje techniczne, raporty i potwierdzenia będą potrzebne,
• oznaczenia i opakowania: czy treść etykiet odpowiada wymaganiom rynku docelowego,
• harmonogram badań: kiedy należy pobrać próbki i przeprowadzić odpowiednie analizy,
• współpracę z importerem: kto odpowiada za wymagane zgłoszenia oraz obsługę procedur elektronicznych,
• kontrolę przesyłki: na jakim etapie transportu musi nastąpić i jakie dokumenty powinny być wówczas dostępne.

Odpowiednio przygotowany harmonogram pozwala ograniczyć ryzyko niepotrzebnych opóźnień i powtarzania określonych czynności.

W przypadku przedsiębiorstw planujących regularne dostawy szczególnego znaczenia nabiera także utrzymywanie spójności dokumentacji produktowej oraz kontrolowanie zmian mogących wpływać na zgodność kolejnych przesyłek.

Międzynarodowa sieć TÜV Austria jako wsparcie dla polskich eksporterów

Procedury oceny zgodności dla rynków pozaunijnych wymagają połączenia wiedzy o produkcie z doświadczeniem dotyczącym lokalnego systemu regulacyjnego.

Dlatego znaczenie ma nie tylko znajomość norm i wymagań technicznych, ale również możliwość koordynowania działań pomiędzy producentem, importerem, laboratorium i jednostką odpowiedzialną za właściwą ocenę zgodności.

TÜV Austria Polska wskazuje, że wykorzystuje w tym zakresie zaplecze międzynarodowej Grupy oraz współpracę z zespołem działającym w Arabii Saudyjskiej.

Dla polskiego przedsiębiorcy oznacza to możliwość skorzystania ze wsparcia przy identyfikowaniu wymagań, przygotowaniu kolejnych etapów procedury oraz organizowaniu procesu prowadzącego do uzyskania właściwego Certificate of Conformity.

Oferta ma znaczenie nie tylko dla firm rozpoczynających eksport, ale również dla przedsiębiorstw rozszerzających portfolio produktów lub planujących wejście w kolejne segmenty saudyjskiego rynku.

W każdym przypadku konieczne pozostaje jednak indywidualne ustalenie wymagań i zakresu usług. Sam fakt, że produkt należy do szerokiej kategorii żywności, kosmetyków czy wyrobów tytoniowych, nie przesądza jeszcze o zastosowaniu identycznej procedury oceny zgodności.

Najważniejszym elementem przygotowania jest więc prawidłowa identyfikacja obowiązków i ustalenie, jakie dokumenty oraz działania są wymagane dla konkretnego eksportowanego produktu.

Rozwój wsparcia TÜV Austria Polska w zakresie certyfikacji SFDA stanowi odpowiedź na potrzeby przedsiębiorstw poszukujących możliwości ekspansji poza Unię Europejską. W przypadku rynku Arabii Saudyjskiej właściwie przeprowadzona ocena zgodności, kompletna dokumentacja i koordynacja procesu z lokalnym importerem są istotnymi elementami przygotowania eksportu. Dzięki międzynarodowemu zapleczu TÜV Austria polskie firmy mogą korzystać z pomocy w uporządkowaniu procedur prowadzących do uzyskania wymaganych świadectw zgodności i przygotowaniu produktów do wejścia na rynek saudyjski.

Szczegółowe informacje o zakresie usług i możliwościach wsparcia eksporterów znajdują się na stronie TÜV Austria Polska – Certyfikat SFDA i eksport do Arabii Saudyjskiej.